Startbereit! Aufgaben sinnvoll starten und im Flow bis zu Ende arbeiten

Starten, wenn es sinnvoll ist.

Im Football gibt es klare Regeln darüber, wer wann starten darf, und wann ein Spielzug beendet wird. Wie sieht es in Abteilungen aus, die daran gemessen werden, dass die Mitarbeiter ausgelastet sind?

Das Ziel “Hohe Auslastung” führt oftmals dazu, dass Führungskräfte die Mitarbeiter und Ressourcen gleichmäßig auf Projekte verteilen, obwohl dies oft wenig Sinn macht. Hier einige Beispiele:

  • Konstrukteure starten mit der Konstruktion, obwohl die Daten noch nicht vollständig sind.
  • Monteure bauen bereits eine Baugruppe zusammen, obwohl alle wissen, dass sie danach wieder stoppen müssen.
  • Es werden Teile bestellt, obwohl klar ist, dass dies zum jetzigen Wissenstand noch keinen Sinn macht.

Zu früh und nicht mit der idealen Mannschaft zu starten, initiiert “negatives Multitasking”. Mitarbeiter springen dann hin und her, da sie ihre begonnene Arbeit nicht sinnvoll beenden können. Dies erhöht einerseits die Durchlaufzeit der Aufgaben sowie den tatsächliche Stundenaufwand. Treten unnötige Schleifen und Mehrarbeit öfters ein, werden Mitarbeiter demotiviert und Diskussionen über Abläufe, Verantwortungen und Zusammenarbeit in und zwischen Abteilungen gestartet, die oftmals nicht die Ursache der Probleme treffen.

Was ist zu tun?

Gemeinsame Startkriterien definieren

Sinnvoll Startkriterien für Projektphasen und Aufgaben werden so definiert, dass Mitarbeiter beim Startschuss ohne Unterbrechung – also im Flow – bis zum nächsten sinnvollen Übergang durcharbeiten können. Dabei ist es wichtig, den jeweiligen Sender und Empfänger einzubinden. Beide Seiten müssen in der Diskussion, Ausgestaltung und Entscheidung über die Kriterien beteiligt sein, um die Akzeptanz zu gewährleisten und die richtigen Kriterien auszuwählen. Eine Standardfrage dabei ist, was wird von wem in welcher Form/Format wann benötigt, um Aufgabe XY zu starten?

Wichtig dabei ist zu unterscheiden, welche Kriterien wirklich sinnvoll für einen Start der Projektphase und Aufgabe sind, und welche im späteren Verlauf abgeschlossen werden können. Werden die Kriterien zu hoch angesetzt, wird es dem Sender sehr schwer gemacht, alle Kriterien rechtzeitig und in gewünschter Qualität abzuliefern.

Abarbeitungsstand nachverfolgen

Die Kriterien für den Start einer Projektphase oder Aufgabe werden in einer speziellen Checkliste gesammelt. Diese dient allen Beteiligten als zentraler Informationsstand. Was wurde definiert? Was ist bereits erledigt? Welche Kriterien fehlen noch für einen sinnvollen Start? Wird die Checkliste für alle Projektphasen und Aufgaben innerhalb eines Projektes einheitlich erstellt, ist es möglich, einen sehr schnellen Überblick über den Projektstatus zu erhalten.

Enge Kommunikation 

Bevor eine Projektphase und Aufgabe gestartet wird, ist eine enge Kommunikation zwischen Sender und Empfänger notwendig um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Da meist nicht exakt abgeschätzt werden kann, wann alle Kriterien abgeschlossen sind, ist die Kommunikation kurz vor dem Übergang entscheidend. Der Empfänger wird informiert, wann er starten kann um sich entsprechend vorzubereiten und einen nahtlosen Start seiner Projektphase oder Aufgabe zu gewährleisten. Weiter werden die Kriterien gemeinsam durchgesprochen, so können offene Punkte direkt geklärt und ggf. korrigiert werden.

Aufgabenzuteilung visualisieren 

Um eine transparente Arbeitsweise zu gewährleisten, wird visualisiert, welche Mitarbeiter oder welche Ressource einer Projektphase oder Aufgabe zugeordnet sind. Die Visualisierung hilft, Spielregeln einzuhalten und ggf. Abweichungen zu korrigieren. Damit nicht versehen, weiterhin Projektphasen oder Aufgaben zu früh begonnen werden!

No comments

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.