Fokussierte Morgen-Meetings in der Konstruktion und Entwicklung

So erhöhen Sie die Effizienz Ihres Teams: Wöchentliches Morgen-Meeting…

Zu einer erfolgreichen Führungskraft gehört auch ein erfolgreiches Team. Teams erfolgreich führen bedeutet jedoch nicht nur ihnen Aufgaben zu verteilen und dafür zu sorgen, dass sie 100 % ausgelastet sind. Führung bedeutet ebenfalls die Kommunikation im Team zu fördern, schädliches Multitasking (Switchtasking) zu vermeiden, die Projekte mit der optimalen Mannschaft zu besetzen, eine klare Reihenfolge der nächsten Abarbeitungsschritte zu geben, für die Voraussetzungen zur Abarbeitung der Tasks zu sorgen sowie Hindernisse zu beseitigen und zudem für das Team stets ein offenes Ohr zu haben. Das hört sich nach viel Management an – und das auch noch neben allen eigenen Aufgaben. Doch Sie können all die genannten Punkte ganz einfach miteinander vereinen: Mit einem regelmäßigen Morgen-Meeting in Ihrer Abteilung.

… in der Konstruktion / Entwicklung

In diesem Artikel geht es um ein Morgen-Meeting in der Konstruktion. Vielleicht kennen Sie das Problem, dass Ihre Mitarbeiter oftmals Prioritäten folgen, welchen Ihnen aus verschiedenen Richtung gegeben werden. Projekt A ist der Lieblingsprojektleiter, Projekt B wurde von dem Vertrieb als wichtiges strategisches Projekt deklariert und Projekt C kam direkt vom Geschäftsführer. Dazu wurden für die Projekte die Aufgaben noch gar nicht alle benötigten Informationen bereitgestellt. Jedoch sollen die Konstrukteure bereits mit irgendwas anfangen. Die Folgen davon sind oftmals Switchtasking, ineffiziente Arbeitsweisen, Überstunden und Unzufriedenheit. Mit einem regelmäßigen Status-Meeting kann dies verbessert werden. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein regelmäßiger Regeltermin mit einem fixen Zeitfenster, eine Plattform zum Präsentieren und natürlich Ihr Team.

Ziele der Meetings

Bevor wir zu der Organisation der Meetings kommen, sollten allererst jedem Teilnehmer die Ziele der Meetings klar sein. Kurzgefasst sind diese:

  • Aktuellen Projektstatus klären und Restlaufschätzung geben
  • Aufgaben zuweisen (Ressourcenverteilung) und Reihenfolgen gemeinsam festlegen
  • Ideen und Vorhaben besprechen
  • Stolpersteine identifizieren, beseitigen und präventiveren
  • Gemeinschaftsgefühl verstärken (Wir-Gefühl)
  • Gemeinschaftliche Zielsetzung schaffen und Commitment jedes Teammitglieds einholen (Projektidentifikation)

Organisieren der wöchentlichen Meetings: Kontinuität & Struktur führt zum Erfolg

Beispielsweise kann das Meeting Dienstag- und Donnerstagmorgen um 9.15 Uhr nach der Frühstückspause erfolgen. Das Zeitfenster sollte 15 Minuten betragen und nicht überschreiten. Dabei sein sollte Ihr gesamtes Team. Falls Ihr Team mehr als 14 Personen übersteigt, versuchen Sie sie thematisch zu splitten und zwei hintereinander folgende Meetings zu veranstalten. Sie als Abteilungsleiter moderieren die Treffen (siehe „Moderieren der Meetings“). Die Termine sollten möglichst nicht variieren und jede Woche stattfinden. Zur Präsentationsplattform empfehlen wir ein Steh-Meeting. Vorteile davon sind weniger Müdigkeitserscheinungen als beim Sitzen und die Meetings werden eher kurz und knapp gehalten. Bei Bedarf kann dort ein Bildschirm aushängen, welcher groß genug ist, damit das gesamte anwesende Team die darauf befindliche angezeigten Dinge ohne Schwierigkeiten lesen kann.

Situation Board / Eine Reihenfolge für Ihre Team: Alles auf einem Blick!

Eine Möglichkeit den aktuellen Teamstatus und dabei die Abarbeitungsreihenfolge bzw. die jeweiligen Aufgaben einfach sowie schnell zu erkennen ist die Visualisierung der Aufgabenpakete mithilfe einer Reihenfolgeliste, anhand derer das Morgen-Meeting organisiert wird. Der Aufbau der Liste kann wie folgt aussehen:

  • Reihenfolge: Welches Aufgabenpaket ist aktuell am wichtigsten für das Team (z.B. 1, 2, 3)?
  • Projekt: Name des Projektes
  • Aufgabenpaket: Name des Aufgabenpaketes
  • Projektleiter: Name des Projektleiters
  • Verantwortlicher: Name des Verantwortlichen in Ihrer Abteilung
  • Aktuelle Mitarbeiter: Wer arbeitet heute an dieser Aufgabe? Die Information ist sehr wichtig, damit klar ist, woran die Mitarbeiter arbeiten und ob ggf. zuviele Aufgaben einem Mitarbeiter zugeordnet sind.
  • Restlaufschätzung: Zeit von heute bis zur Fertigstellung?
  • Bemerkung: Hier können Kommentare eingetragen werden

Wir nennen einen solche Übersicht „Situation Board“, da damit auf einen Blick transparent wird, was die aktuelle Situation im Team ist. Ist dies die Situation einmal transparent dargestellt, kann daran gearbeitet werden, dies zu verbessern. Zum Beispiel weniger wichtige Aufgabenpakete nach unten schieben, wichtigen Teammitgliedern weniger Aufgaben zuteilen, dass diese fokussiert Ihre Aufgaben bearbeiten und abschließen können, etc. Wichtig dabei ist, dass das Board nicht mit Textinhalten überflutet wird, sondern alles wichtige auf einem Blick überschaubar ist.

Beispiel Situation Board (Klicken zum Vergrößern)

Vorbereitung des Tasks Board für das Morgen-Meeting

Um das Meeting optimal durchzuführen schaut sich der Abteilungsleiter zuvor das Board an und prüft, ob alle Projekte und Aufgaben auf aktuellem Stand sind. Dabei können ggf. Änderungen bereits aktualisiert bzw. neue Projekte und Aufgaben hinzugefügt werden. Dies hilft zur zügigen Durchführung und verhindert Zeitverschwendung durch Aktualisierungen in Form von Eintippen während des Treffens. Wenn etwas nicht aktuell ist, direkt die verantwortliche Person im Team ansprechen bitte beim nächsten Mal selbstständig zu aktualisieren.

Durchführung des Meetings: Partizipation ist der Schlüssel zur Identifikation

Jeder Projektmitarbeiter sollte zu seiner Aufgabe kurz den Status und die Restlaufschätzung vorstellen. Dabei soll nicht ins Detail gegangen und nicht diskutiert werden. Falls es Abstimmungsbedarf geben sollte, dies notieren und im Nachgang des Meetings klären. Eine zu lange Diskussion nimmt dabei anderen Aufgaben die Wertigkeit und die Zeit diese zu besprechen. Durch die persönliche Vorstellung des aktuellen Status der jeweiligen Aufgabe entwickelt der Mitarbeiter eine Identifikation zum Projekt. Er erledigt die Aufgabe nicht für seinen Abteilungs- oder den Projektleiter, welcher ihn dann still und heimlich lobt, sondern er bekommt die Aufmerksamkeit direkt im Meeting durch seine Kollegen. Dadurch wird das soziale Wir-Gefühl erzeugt und jede einzelne Aufgabe bekommt ein Gesicht.

Mögliche Fragen je Projektaufgabe:

  • Was habe ich die letzten Tage gemacht?
  • Was werde ich die nächsten Tage machen?
  • Was behindert mich? Gibt es Stolpersteine?

Moderieren der Meetings

Die Moderation ist ein essentieller Bestandteil der Morgen-Meetings, welche in der Regel der Abteilungsleiter übernimmt. Ein guter Moderator beseitigt Unsicherheiten im Team, welche völlig normal sind. Nicht alle Teammitglieder sind geborene Redner oder der ein oder andere Mitarbeiter ist erst kurz im Team. Jedoch verdient jeder die gleiche Chance sich zu äußern. Dies zu ermöglichen liegt in der Verantwortung des Moderators. Als Moderator sollten Sie demnach ein Gefühl für Ihre Mitarbeiter haben und gut mit ihnen kommunizieren können. Dabei ist die Rolle im Optimalfall eher passiv als aktiv. Das Team sollte das Meeting selbstständig wie möglich durchführen. Der Moderator sollte jedoch trotzdem die Ziele niemals aus den Augen verlieren und dabei gezielt Fragen stellen, um die Teammitglieder dorthin zu bringen. Fragen zum Beispiel sind:

  • Welche Restlaufzeit wird für eine Aufgabe noch geschätzt?
  • Arbeitet die optimale Mannschaft an den Aufgaben der obersten Plätzen (1, 2, …)?
  • Können die eingeteilten Mitarbeiter möglichst ohne Switchtasking die Aufgabe erledigen?
  • Gibt es Hindernisse und was kann ich tun um zu unterstützen?

Quick Wins: Erfolge ermöglichen und feiern

Ein weiterer positiver Effekt des Morgen-Meetings sind die schnellen Erfolge – die Quick Wins. Werden Aufgabenpakete erfolgreich abgeschlossen, kann dies gemeinsam „gefeiert“ werden. „Feiern“ ist in dem Fall ein gemeinschaftliches Lob aussprechen. Falls ein Teammitglied in einer Woche keinen Fortschritt bei konstanter Abarbeitung der Aufgabe aufweisen kann, sollte der Abteilungsleiter Unterstützung anbieten und das Aufgabenpaket besprechen. Wenn jeder Mitarbeiter in jedem Meeting einen Fortschritt erzielen konnte und dieser auch gewürdigt wurde, steigen wiederrum die Identifikation und Motivation.

Fazit

Wenn Ihr Unternehmen auf selbstorganisierte Teams setzt, Switchtasking vermeiden, den Mitarbeitern eine klare Reihenfolge geben und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern will, sind Morgen-Meetings eine gute Möglichkeit dies umzusetzen. Wichtig ist, dass im Team der Sinn und die Ziele der Meetings verstanden werden. Durch dieses Verständnis kommt der gesamte Ablauf zu einem strukturierten Prozess und die Durchführung wird nicht als Belastung oder im Konflikt mit dem täglichen Arbeitsablauf gesehen. Vielmehr werden die positiven Effekte schnell sichtbar und Quick Wins erzielt.

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